Erstverwaltung, die Ihre Vermarktung nicht schwächt.
Wir übernehmen die Erstverwaltung Ihrer Neubau-WEGs, mit dokumentierter Gewährleistungsphase, sauberem Käufer-Übergang und einem Subventions-Modell, das Ihre Vermarktung nicht belastet.
Drei Risiken in der Erstverwaltung und unsere Antworten darauf.
Unser Erstverwaltungs-Angebot ist um diese drei Risiken herum gebaut.
Das Risiko
Käufer-Vertrauensverlust in der Gewährleistungsphase
Die erste Verwaltung ist Ihre erste Botschaft an die Eigentümer. Reagiert sie zu langsam oder kommuniziert sie schlecht, schiebt der Käufer das Bauträger-Bild mit. Mängelmeldungen werden zu Vertrauenskrisen, nicht weil die Mängel so gravierend sind, sondern weil die Reaktion sie eskaliert.
Was die Erstverwaltung kommuniziert, landet auf Ihrem Bauträger-Namen.
Unsere Antwort
Erste Verwaltung mit erkennbarer Reaktions-Disziplin
24h-Antwort auf jede Käufer-Anfrage, bei Gefahr im Verzug sofortige Reaktion, technisch via Ticketsystem mit automatischer Eskalation. Damit verschiebt sich die wahrgenommene Bauqualität nach oben, nicht weil wir Mängel verschweigen, sondern weil wir sie sichtbar bearbeiten.
Das Risiko
Unstrukturierte Übergabe an die zweite Verwaltung
Spätestens nach 24 Monaten wechselt die WEG häufig den Verwalter. Eine schlecht dokumentierte Erstverwaltung erzeugt Lücken, in die der zweite Verwalter springt, mit unbequemen Fragen an Sie. Fehlende Beschlüsse, unklare Gewährleistungsfristen, lückenhafter Datenraum.
Sauberer Datenraum-Übergang ist Bauträger-Schutz.
Unsere Antwort
Dokumentations-Standard, der die Folge-Verwaltung trägt
Jede Mängelmeldung, jede Reparatur, jeder Beschluss, jede Versammlungs-Niederschrift wird in SCALARA strukturiert dokumentiert. Beim Verwalter-Wechsel nach Ende der Erstverwaltung übergeben wir einen vollständigen, prüfbaren Datenraum, keine Lücken, keine offenen Punkte.
Das Risiko
Vermarktungs-Schaden durch sichtbare Verwaltungs-Schwäche
Käufer der Folge-Bauabschnitte recherchieren. Negative Google-Bewertungen oder Forum-Diskussionen zur Erstverwaltung sind direktes Hindernis für die Folge-Vermarktung, und sie entstehen in den ersten 12 Monaten, wenn die Erstverwaltung schwächelt.
Eine professionelle Erstverwaltung ist ein still wirkender Verkaufs-Verstärker.
Unsere Antwort
Schnittstellen-Management zur Bauleitung
Mängelmeldungen werden nicht ungefiltert weitergegeben, sondern strukturiert, nach Wesentlichkeit, Gewährleistungs-Relevanz, Sammelmeldung vs. Einzelfall, an Ihre Bauleitung übergeben. Käufer-Eskalation gegen den Bauträger wird durch professionelle Vorklärung gedämpft.
Erstverwaltung in vier Phasen.
Phase 1: Vorbereitung
60 Tage vor Notarübergabe
- Analyse der Teilungserklärung: Eigentumsanteile, Sondereigentums-Abgrenzungen, Gemeinschaftsordnung
- Einrichtung aller WEG-Konten (Verwaltungskonto, Erhaltungsrücklagen-Konto)
- Anlage der digitalen Übergabe-Dokumentationsstruktur, nach Gewerkeklassen geordnet
- Erstellung des Wirtschaftsplan-Entwurfs für die konstituierende Eigentümerversammlung (ETV)
Phase 2: Aufbau
Notarübergabe bis 1. ETV (0–90 Tage)
- Vollständige Übernahme der Bauakte: Bestandspläne, Wartungsanleitungen, Gewährleistungsscheine, Versicherungsnachweise
- Anlage des digitalen Mängelregisters mit Fristenverfolgung je Gewerk und Gewährleistungsgeber
- Eigentümer-Onboarding: Welcome-Pakete, Portal-Zugänge, erste Informations-E-Mail an alle Erwerber
- Durchführung der konstituierenden Eigentümerversammlung nach §24 WEG
Phase 3: Stabilisierung
Laufende Erstverwaltung
- Quartalsreporting an Bauträger: Mängelstand, Fristenstatus, Finanzübersicht, offene Posten
- Aktives Gewährleistungsfrist-Tracking: automatische Eskalation 90 Tage vor Fristablauf
- Koordination aller Mängelrückmeldungen mit Bauleitung über strukturierte Kanäle (Ticketsystem)
- Beschluss-Sammlung nach §24 WEG laufend geführt, durchsuchbar, exportierbar
Phase 4: Übergabe
60 Tage vor Bestellungs-Ende
- Datenraum-Audit: vollständige Prüfung aller Unterlagen auf Vollständigkeit und Verwertbarkeit
- Abschlussbericht für Bauträger: Mängelstand zum Laufzeitende, geklärte und offene Gewährleistungsansprüche
- Nahtloser Übergang in Regelverwaltung, intern ohne Bruch in Systemen und Kommunikation
- Übergabe-Dossier für externen Verwalterwechsel (bei Ausschreibung) auf Anfrage
Subventions-Modell: der Bauträger trägt die Differenz.
Solange Ihre Käufer das Hausgeld noch nicht einschätzen können, erschwert ein hoher Verwaltungssatz die Vermarktung. Deshalb zahlen die Erst-Käufer eine marktübliche Pauschale, die Differenz zu unserer Regelvergütung tragen Sie.
Vergütung je Wohneinheit und Monat
Netto, nach Projektgröße
- Erst-Käufer-Pauschale, im Hausgeld
- Bauträger-Differenz
bis 30 WE
Erst-Käufer-Pauschale 18 €plus Bauträger-Differenz 10 €
gleich Regelvergütung 28 €
31 bis 60 WE
Erst-Käufer-Pauschale 18 €plus Bauträger-Differenz 8 €
gleich Regelvergütung 26 €
über 60 WE
Erst-Käufer-Pauschale 18 €plus Bauträger-Differenz 6 €
gleich Regelvergütung 24 €
Rechenbeispiele
Bauträger-Differenz über die Bestellungs-Dauer
24 WE, 12 Monate
10 € × 24 WE × 12 Monate
2.880 €
24 WE, 24 Monate
10 € × 24 WE × 24 Monate
5.760 €
48 WE, 24 Monate
8 € × 48 WE × 24 Monate
9.216 €
Für Ihr Projekt rechnen
Bestellungs-Dauer
Erst-Käufer zahlen
18 €
/ WE / Monat
Regelvergütung
28 €
/ WE / Monat
Differenz
10 €
/ WE / Monat
Ihre Gesamtdifferenz
5.760 €
über 24 Monate · 24 WE · netto
Marktüblich sind 16–20 € Erst-Käufer-Pauschale je WE und Monat. Alle Preise netto, die Laufzeit entspricht der vereinbarten Erst-Bestellungs-Dauer. Die Differenz kalkulieren Sie als Vermarktungs-Kosten, und auf jeder Käufer-Versammlung legen wir das Modell offen.
70 % der Regelvergütung: für die ersten Bauträger-Kooperationen.
Wir gehen strukturiert in den Bauträger-Markt. Diese erste Bauträger-Konstellation ist für uns von strukturellem Wert, sie ermöglicht Case-Study-Kommunikation, dokumentierte Referenzen und den Eintritt in das Bauträger-Netzwerk.
Diesen strukturellen Wert geben wir transparent zurück: Die ersten 24 Monate erbringen wir zu 70 % der Regelvergütung, bei einer 24-WE-Anlage entspricht das einer Bauträger-Ersparnis von rund 2.400 € pro Jahr gegenüber der Standard-Konstellation.
Im Gegenzug bitten wir um schriftliche Referenz-Erlaubnis: Wir dürfen Sie als Mandanten benennen, ein dokumentiertes Empfehlungs-Statement nach 12 Monaten Zusammenarbeit veröffentlichen, und das Projekt anonymisiert als Case-Study verwenden. Konkretes Wording besprechen wir vorab, kein Verweis ohne Ihre explizite Zustimmung.
Verbleibende Referenz-Slots
3
Wird nach jedem abgeschlossenen Bauträger-Mandat aktualisiert
Diese Konstellation ist ein einmaliges Angebot. Wir kommunizieren das offen, weil Bauträger Klarheit schätzen, nicht versteckte Eintritts-Konditionen.
Was wir verbindlich zusagen.
| Leistung | Standard |
|---|---|
| Mängeleingang → Eingangsbestätigung an Eigentümer | 24 Stunden |
| Mängelweiterleitung an Bauleitung (strukturiert) | 48 Stunden |
| Quartalsreport an Bauträger | 15. des Folgemonats |
| ETV-Protokoll fertiggestellt und versandt | 14 Tage nach Versammlung |
| Gewährleistungsfrist-Warnung (proaktiv) | 90 Tage vor Ablauf |
| Datenraum-Audit gestartet | 60 Tage vor Bestellungs-Ende |
| Abschlussbericht für Bauträger fertiggestellt | 30 Tage vor Bestellungs-Ende |
Alle Angaben beziehen sich auf Werktage. Abweichungen werden proaktiv kommuniziert, nicht auf Nachfrage.
Was Bauträger erfahrungsgemäß wissen wollen.
- Direkte Mobilnummern und E-Mail-Adressen beider Gründer. Für die Bauleiter-Schnittstelle benennen wir eine primäre Anlaufstelle, die alle gewährleistungs-relevanten Themen bündelt. Antwort binnen 24h Werktag garantiert, strukturiert, nicht per E-Mail-Flut.
- Die WEG entscheidet in einer ordentlichen Eigentümerversammlung über die Folge-Verwaltung. Wir liefern einen vollständigen, geprüften Datenraum, egal, ob wir oder ein Folge-Verwalter übernimmt. In der Praxis bleiben Eigentümergemeinschaften häufig, weil der Aufnahme-Aufwand bei einem Wechsel real ist.
- Ja, das ist Standard. Wir liefern Ihnen einen 24-Monats-Vergütungsplan mit der Bauträger-Differenz, den Sie in Ihre Projektkalkulation übernehmen können. Buchhalterisch behandeln Sie das typischerweise als Vermarktungs-Kosten.
- Wir dokumentieren die Mängel-Bewertung der Bauleitung, kommunizieren das Ergebnis transparent an den Käufer und koordinieren bei Bedarf die juristische Bewertung durch einen Fachanwalt. Wir treiben keinen Keil zwischen Bauträger und Käufer, wir strukturieren den Prozess.
- Wir binden niemanden. Wir liefern eine Substanz, die das Bleiben rational macht. Versteckte Bindungsfristen oder erschwerte Wechsel-Konditionen sind nicht Teil unserer Verträge.
- Chiara Schuler hat die Sachkundeprüfung nach §26a WEG abgelegt, die Zertifizierung liegt vor. Alexander-Hakim Pries befindet sich in der Prüfungsvorbereitung. Die Erlaubnis nach §34c Abs. 1 GewO ist erteilt.
- Einen ersten Vergütungsentwurf für Ihr konkretes Vorhaben, einen Beispiel-Datenraum aus unserer Familienportfolio-Praxis und eine Mustervorlage für die Verwalter-Bestellung in der Teilungserklärung. Für die Vorbereitung hilfreich sind Standort und Anzahl der Wohneinheiten, der geplante Beginn der Notarübergaben, die gewünschte Dauer der Erst-Bestellung und Ihre Erwartung zum Käufer-Mix (Anteil Eigennutzer und Investoren).
Sprechen wir über Ihr Vorhaben.
Schreiben Sie uns über das Kontaktformular. Sie erhalten binnen 24 Stunden eine Antwort, direkt von der Geschäftsführung.