Erstverwaltung für Neubau-WEGs.
Von der Teilungserklärung bis zum Datenraum-Audit, vier Phasen, klare Standards, strukturierte Bauträger-Schnittstelle.
Phase 1: Vorbereitung
60 Tage vor Notarübergabe
- Analyse der Teilungserklärung: Eigentumsanteile, Sondereigentums-Abgrenzungen, Gemeinschaftsordnung
- Einrichtung aller WEG-Konten (Verwaltungskonto, Erhaltungsrücklagen-Konto)
- Anlage der digitalen Übergabe-Dokumentationsstruktur, nach Gewerkeklassen geordnet
- Erstellung des Wirtschaftsplan-Entwurfs für die konstituierende Eigentümerversammlung (ETV)
Artefakt dieser Phase
Übergabe-Checkliste Bauträger
Standardisiertes Dokument mit allen bereitzustellenden Unterlagen: Pläne, Gewährleistungsscheine, Wartungsanleitungen, Versicherungspolicen.
Phase 2: Aufbau
Notarübergabe bis 1. ETV (0–90 Tage)
- Vollständige Übernahme der Bauakte: Bestandspläne, Wartungsanleitungen, Gewährleistungsscheine, Versicherungsnachweise
- Anlage des digitalen Mängelregisters mit Fristenverfolgung je Gewerk und Gewährleistungsgeber
- Eigentümer-Onboarding: Welcome-Pakete, Portal-Zugänge, erste Informations-E-Mail an alle Erwerber
- Durchführung der konstituierenden Eigentümerversammlung nach §24 WEG
Artefakt dieser Phase
Mängelregister-Vorlage
Strukturiertes Register mit Gewerkeklasse, Datum, Gewährleistungsgeber, Frist und Status, revisionssicher und exportierbar.
Phase 3: Stabilisierung
Laufende Erstverwaltung
- Quartalsreporting an Bauträger: Mängelstand, Fristenstatus, Finanzübersicht, offene Posten
- Aktives Gewährleistungsfrist-Tracking: automatische Eskalation 90 Tage vor Fristablauf
- Koordination aller Mängelrückmeldungen mit Bauleitung über strukturierte Kanäle (Ticketsystem)
- Beschluss-Sammlung nach §24 WEG laufend geführt, durchsuchbar, exportierbar
Artefakt dieser Phase
Quartalsübersicht-Muster
Einheitliches Template: Ist-/Soll-Vergleich, Mängelstand mit Ampel-Status, Rücklagenentwicklung, anstehende Maßnahmen.
Phase 4: Übergabe
60 Tage vor Bestellungs-Ende
- Datenraum-Audit: vollständige Prüfung aller Unterlagen auf Vollständigkeit und Verwertbarkeit
- Abschlussbericht für Bauträger: Mängelstand zum Laufzeitende, geklärte und offene Gewährleistungsansprüche
- Nahtloser Übergang in Regelverwaltung, intern ohne Bruch in Systemen und Kommunikation
- Übergabe-Dossier für externen Verwalterwechsel (bei Ausschreibung) auf Anfrage
Artefakt dieser Phase
Datenraum-Audit-Checkliste
Standardisiertes Prüfprotokoll: Bauakte, Beschluss-Sammlung, Mängelregister, Finanzen, Versicherungen, Wartungsverträge.
Alle Artefakte sind echte Vorlagen im Pries-&-Kollegen-Layout und auf Anfrage einsehbar.
Verbindliche Standards, und was bei Abweichung passiert.
| Leistung | Standard | Bei Abweichung |
|---|---|---|
| Mängeleingang → Eingangsbestätigung | 24 Stunden | Eskalation an GF Pries & Kollegen |
| Mängelweiterleitung an Bauleitung | 48 Stunden | Direktkontakt Bauträger |
| Quartalsreport an Bauträger | 15. des Folgemonats | Vorabinformation mit Verschiebungsgrund |
| ETV-Protokoll fertiggestellt | 14 Tage nach Versammlung | Schriftliche Begründung und Nachliefertermin |
| Gewährleistungsfrist-Warnung | 90 Tage vor Ablauf | Sofortige Eskalation bei Entdeckung nach Frist |
| Datenraum-Audit gestartet | 60 Tage vor Bestellungs-Ende | Sofortiger Start + Notfallprotokoll |
| Abschlussbericht fertiggestellt | 30 Tage vor Bestellungs-Ende | Reduzierter Scope mit Hinweis auf Vollversion |
Detailliertes Erstgespräch für Ihr Projekt.
30 Minuten · Kostenfrei · Direkt mit der Geschäftsführung