Die Vergütung für die Erstverwaltung einer neuen WEG lässt sich nach zwei grundlegend unterschiedlichen Modellen kalkulieren. Beide haben ihre Logik. Welches sinnvoller ist, hängt nicht nur von der Höhe ab, sondern von der Frage, wer die Rechnung am Ende trägt und was das in der Käufer-Kommunikation bedeutet.

Das Vollkosten-Modell: Käufer tragen die volle Vergütung

Im Vollkosten-Modell zahlen die WEG-Eigentümer die Verwaltervergütung vollständig, vom ersten Monat an, in voller Höhe. Für ein Projekt mit 24 Wohneinheiten und einer Regelvergütung von 28 €/WE/Monat wären das 672 €/Monat, die das Hausgeld der Eigentümer belasten.

Das ist rechnerisch sauber: keine Subventionierung, keine Bauträger-Marge. Die Kalkulation des Bauträgers ist um diesen Posten bereinigt.

Die Herausforderung liegt in der Käufer-Kommunikation. Neue Eigentümer, die Hausgeld zum ersten Mal zahlen, sind preissensibel, nicht weil sie die Verwaltungsvergütung grundsätzlich ablehnen, sondern weil die Erststransparenz der WEG-Kosten ein Erstüberraschungsrisiko ist. Ein Hausgeld-Ansatz, der deutlich über dem vergleichbarer älterer WEGs in der Nachbarschaft liegt, führt zu Vergleichen und Nachfragen.

Das Subventions-Modell: Bauträger trägt die Differenz

Im Subventions-Modell zahlen die Erst-Käufer eine marktübliche Pauschale, typisch 16–20 €/WE/Monat. Der Bauträger zahlt die Differenz zur Regelvergütung des Verwalters.

Für 24 WE, 18 €/WE/Mon Erst-Käufer-Pauschale, 28 €/WE/Mon Regelvergütung:

  • Differenz pro Monat: 10 €/WE/Mon × 24 WE = 240 €/Monat
  • Über 24 Monate Erstverwaltungsphase: 5.760 € netto

Das ist der Bauträger-Anteil. Die WEG-Eigentümer zahlen marktüblich. Der Verwalter erhält seine volle Vergütung. Alle drei Seiten haben eine klare Erwartung.

Buchhalterische Behandlung beim Bauträger

Der Bauträger-Anteil ist buchhalterisch als Vermarktungsaufwand oder als Kostenzuschuss zur WEG-Erstverwaltung behandelbar, je nach Gestaltung des Verwaltervertrags und der Vereinbarung mit der WEG.

Keine der beiden Behandlungsarten ist per se richtig oder falsch. Die Entscheidung hängt davon ab, ob der Bauträger eine direkte Vertragsbeziehung mit dem Verwalter eingeht oder ob der Zuschuss über einen separaten Vertrag mit der WEG geleistet wird.

Wichtig: Eine steuerliche und bilanzielle Abstimmung mit dem Steuerberater des Bauträgers ist empfehlenswert, bevor das Modell in die Kaufvertrags-Dokumentation aufgenommen wird. Dieser Artikel gibt keinen steuerlichen Rat.

Vergleich über 36 Monate

Nehmen wir ein Projekt mit 24 WE, 28 €/WE/Mon Regelvergütung, 18 €/WE/Mon Erst-Käufer-Pauschale:

Vollkosten-Modell:

  • Eigentümer zahlen: 28 € × 24 WE × 36 Mo = 24.192 €
  • Bauträger zahlt: 0 €
  • Gesamt Verwalter: 24.192 €

Subventions-Modell (24 Monate, dann Übergang in Regelvergütung):

  • Eigentümer zahlen Phase 1 (24 Mo): 18 € × 24 WE × 24 Mo = 10.368 €
  • Bauträger zahlt Phase 1: 10 € × 24 WE × 24 Mo = 5.760 €
  • Eigentümer zahlen Phase 2 (12 Mo): 28 € × 24 WE × 12 Mo = 8.064 €
  • Gesamt Verwalter: 24.192 € (identisch)
  • Gesamt Eigentümer: 18.432 € (−5.760 € vs. Vollkosten-Modell)
  • Gesamt Bauträger: 5.760 €

Der Bauträger ersetzt 5.760 € Hausgeld-Belastung der Eigentümer in den ersten 24 Monaten, als Übergangssubvention in eine neue Eigentumsphase, in der die Eigentümer noch keine vollständige Erfahrung mit WEG-Kosten haben.

Käufer-Kommunikation in der Versammlung

Wenn das Subventions-Modell aktiv ist, stellt sich die Frage, ob und wie die Käufer darüber informiert werden sollten. Empfehlung: proaktiv und klar.

Ein Wortlaut, der in der ersten Eigentümerversammlung funktioniert: „Die Verwaltervergütung beträgt in den ersten 24 Monaten 18 €/WE/Monat. Der Bauträger trägt in dieser Phase eine Zusatzvergütung, damit die WEG von Anfang an von einer professionellen Verwaltung betreut wird. Ab Monat 25 gilt die reguläre Vergütung von 28 €/WE/Monat."

Das ist transparent, schafft keine falschen Erwartungen und verhindert die überraschende Hausgelderhöhung nach dem Auslaufen der Subventionsphase, die ansonsten eine häufige Konfliktquelle in der zweiten Eigentümerversammlung ist.

Fazit

Das Subventions-Modell ist für Bauträger, die auf eine professionelle Erstverwaltungsphase setzen, das sinnvollere Modell: Die Eigentümer zahlen marktüblich, der Verwalter erhält eine faire Vergütung, der Bauträger investiert einen überschaubaren Betrag in die Basis für seine Folge-Projekte.

Wer die 5.760 € (bei 24 WE über 24 Monate) als Kostenpunkt sieht, ohne den Gegenwert zu kalkulieren, in Vermarktungsqualität, Bewertungssicherheit und reduziertem Streitpotenzial, führt die falsche Kalkulation.

Weiterführende Informationen: Vergütungs-Rechner · Erstverwaltung für Bauträger · Vollständiger Leitfaden (Whitepaper)